Mērķis
Trauksmes celšanas kārtība Akciju sabiedrībā (turpmāk – AS) Grindeks izstrādāta un apstiprināta saskaņā ar 2018. gada 11. oktobra Trauksmes celšanas likumu, kas stājās spēkā 2019. gada 1. maijā, un nosaka kārtību, kādā trauksmes cēlējs godprātīgi var celt trauksmi par iespējamiem pārkāpumiem.
Tā nosaka kārtību, kādā operatīvi reaģēt un konstruktīvi izmantot godprātīgi paziņotu informāciju par iespējamiem pārkāpumiem AS Grindeks (turpmāk – Uzņēmuma) darbībā.
Uzņēmums garantē Trauksmes cēlēja aizsardzību, kas nozīmē, ja Trauksmes cēlējs godprātīgi un atbildīgi ir ziņojis par iespējamiem pārkāpumiem, tad ir aizliegts viņam radīt jebkādas nelabvēlīgas sekas (represijas), piemēram, ierosināt disciplinārlietu vai izbeigt darba tiesiskās attiecības, izņemot gadījumus, ja pats Trauksmes cēlējs ir iesaistīts pārkāpumā, bet nolēmis tomēr ziņot.
Visi ziņojumi par iespējamu pārkāpumu vai par aizdomām par šādu pārkāpumu tiek ņemti vērā un pēc nepieciešamības tiek pārbaudīti uzņēmumā apstiprinātajā kārtībā.
Terminu skaidrojums
Trauksmes cēlējs – fiziskā persona, kura sniedz informāciju par iespējamu pārkāpumu, kas var kaitēt sabiedrības interesēm, ja persona šo informāciju uzskata par patiesu un tā gūta, veicot darba pienākumus vai dibinot tiesiskās attiecības, kas saistītas ar darba pienākumu veikšanu. AS Grindeks izpratnē Trauksmes cēlējs ir jebkurš Uzņēmuma darbinieks (ieskaitot potenciālos un bijušos darbiniekus), praktikants un / vai Uzņēmuma ārpakalpojuma sniedzēja darbinieks.
Atbildīgās personas – Personāla departamenta vadītājs un / vai Datu drošības speciālists.
Iespējami pārkāpumi – jebkuri administratīvo tiesību vai krimināltiesību iespējami pārkāpumi, kā arī Uzņēmuma Ētikas kodeksa vai tādi tiesību normu iespējami pārkāpumi, kas nopietni var aizskart vai apdraudēt sabiedrības intereses, ja tie ir saistīti ar cilvēka dzīvību, veselību, darba drošību, būvniecības drošību, konfidenciālās informācijas un privātuma, vides aizsardzības, un būtiskiem citiem apdraudējumiem (kaitējumiem) u.c.
Pseidonimizācija – personas datu apstrāde, ko veic tādā veidā, lai personas datus vairs nav iespējams saistīt ar konkrētu datu subjektu bez papildu informācijas izmantošanas, ar noteikumu, ka šāda papildu informācija tiek turēta atsevišķi un tai piemēro tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai nodrošinātu, ka personas dati netiek saistīti ar identificētu vai identificējamu fizisku personu.
Darbības sfēra
Viss Uzņēmums
Apraksts
1.Iespējamā pārkāpuma ziņojuma iesniegšana
1.1. Tiklīdz rodas aizdomas par iespējamu pārkāpumu, Trauksmes cēlējs tiek aicināts ziņot, to darot savlaicīgi, lai Uzņēmums varētu reaģēt pēc iespējas ātrāk. Ziņošana iespējama par pakāpumu, kas notika, notiek vai varētu notikt, ieskaitot pārkāpuma izdarīšanas mēģinājumus.
1.2. Ziņošana ir brīvprātīga.
1.3. Ja Trauksmes cēlējam ir zināms vai pamatots iemesls aizdomām par iespējamu pārkāpumu, Trauksmes cēlējs vispirms tiek aicināts apsvērt, vai problēmas var atrisināt, izmantojot Uzņēmuma vispārējo kārtību, piemēram, sazinoties ar savu tiešo vadītāju.
1.4. Šī noteiktā kārtība ir alternatīva, kuru izmanto, ja Trauksmes cēlējam ir bažas par to, ka, izmantojot Uzņēmuma vispārējo kārtību, var tikt nesniegta atbilde, vai ir bažas par šādā veidā sniegtās atbildes saturu, vai arī vispār nav iespējams izmantot vispārējo kārtību.
1.5. 1.4.punktā minētajos gadījumos Trauksmes cēlējs iesniedz “Trauksmes cēlēja ziņojumu” Uzņēmuma Atbildīgajām personām.
1.6. Ziņojumu var iesniegt šādos veidos:
- rakstiski papīra formātā, izmantojot izdrukātu veidlapu “Trauksmes cēlēja ziņojumu” pēc aizpildīšanas šo veidlapu ievietojot tam paredzētā kastītē uzņēmumā;
- elektroniski grindeks.lv, kur izvietota minētā veidlapa aizpildīšanai elektroniski;
- nosūtot veidlapu elektroniski uz e-pasta adresi [email protected];
- personiski, ziņojuma veidlapu nododot Atbildīgajām personām;
- mutiski, vēršoties pie kādas no Atbildīgajām personām, kura tad izklāstīšanas ziņojumu pieraksta.
1.7. Ir svarīgi, lai Trauksmes cēlējs ziņojumā sniedz skaidru un pārdomātu informāciju. Jāsniedz pēc iespējas detalizētāka informācija un fakti, kā arī jānorāda uz fiziskajām vai juridiskajām personām (ja tādas ir), par kurām ir bažas vai pamats uzskatīt, ka tās var būt iesaistītas iespējama pārkāpuma izdarīšanā. Ir būtiski pievienot dokumentus vai to kopijas, ja tie ir pieejami. Kā arī var pievienot citus pierādījumus (piemēram, fotogrāfijas, e-pasta sarakstes kopijas), ja tādi ir. Tomēr teiktais nenozīmē, ka Trauksmes cēlējam jāpierāda, ka pārkāpums ir tiešām noticis, vai arī pašam jāveic izmeklēšana (pārbaude).
1.8. Trauksmes cēlējam pēc iespējas jāsniedz izsmeļoša informācija, rakstveida, lietiskie un citi pierādījumi (ja tādi ir), lai palīdzētu Uzņēmumam reaģēt uz pārkāpumu un izmeklēt (pārbaudīt) to.
2.Personas datu aizsardzība un konfidencialitāte
2.1. Neatkarīgi no ziņojuma iesniegšanas veida Trauksmes cēlējam jānorāda vārds, uzvārds un kontaktinformācija.
2.2. Taču šī informācija, kā arī cita ziņojumā sniegtā informācija, kas ļauj identificēt Trauksmes cēlēju (personas dati), ir īpaši aizsargājama, un to uzzinās tikai personas, kurām tas ir nepieciešams ziņojuma saņemšanai un izvērtēšanai. Personas datu norādīšana atvieglo Uzņēmuma atbildīgajām personām veikt ziņojumā minētā iespējama pārkāpuma izvērtēšanu un sniegt atbildi Trauksmes cēlējam, ievērojot likuma obligātās prasības, un lai pēc iespējas vairāk iegūtu informācijas par konkrētu iespējamu pārkāpumu.
2.3. Trauksmes cēlēja personas dati bez objektīva iemesla vai bez viņa piekrišanas netiks nodoti personām, kuras nav saistītas ar ziņojuma saņemšanu un izvērtēšanu, it īpaši ziņojumā minētajām personām, kuras, iespējams, ir iesaistītas pārkāpuma izdarīšanā (vai citām ziņojumā norādītajām personām).
2.5. Ikviena persona, kas saņēmusi Trauksmes cēlēja ziņojumu vai veic jebkādas darbības ar to, nodrošina Trauksmes cēlēja personas datu pienācīgu aizsardzību.
3. Iespējamā pārkāpuma ziņojuma izskatīšana
3.1. Saņemot ziņojumu par pārkāpumu, Atbildīgās personas, nekavējoties, bet ne vēlāk kā 7 (septiņu) dienu laikā, veic ziņojuma reģistrāciju. Ziņojuma saņēmējs savas kompetences ietvaros vispārīgi izvērtē, vai ziņojums provizoriski atbilst Trauksmes celšanas likumā noteiktajām trauksmes celšanas pazīmēm un pieņem lēmumu par Trauksmes cēlēja ziņojuma atzīšanu par trauksmes cēlēja ziņojumu, kā arī rakstiski informē Trauksmes cēlēju par pieņemtu lēmumu.
3.2. Ja ziņojums provizoriski atbilst Trauksmes celšanas likumā noteiktajām trauksmes celšanas pazīmēm un tika pieņemts lēmums par ziņojuma atzīšanu par Trauksmes cēlēja ziņojumu, tad ne vēlāk kā 2 (divu) dienu laikā no lēmuma par ziņojuma atzīšanu par Trauksmes cēlēja ziņojumu pieņemšanas dienas:
- Atbildīgās personas veic ziņojuma pseidoanonimizāciju;
- Valdes priekšsēdētājs izdod rīkojumu par pārbaudes lietas ierosināšanu un pārbaudes lietas komisijas izveidošanu.
3.3. Pārbaudes lietas izskatīšanai izveido komisiju ne mazāk kā trīs cilvēku sastāvā. Rīkojumā norāda komisijas priekšsēdētāju. Nepieciešamības gadījumā pārbaudes lietas izskatīšanas komisijā iekļauj attiecīgās jomas speciālistus ar atbilstošu kompetenci jautājuma detalizētākai izskatīšanai. Pēc komisijas pieprasījuma Juridiskā nodaļa sniedz juridiskās konsultācijas.
3.4. Pārbaudes lietas izskatīšanas komisija ne vēlāk kā 15 (piecpadsmit) dienu laikā no pārbaudes lietas ierosināšanas (Rīkojuma izdošanas) dienas, noskaidro apstākļus un sagatavo atzinumu par to, vai ir izdarīts disciplinārpārkāpums un / vai cita veida pārkāpums.
3.5. Skaidrojot apstākļus, komisija iegūst informāciju par pārbaudes lietas faktiskajiem apstākļiem, apkopo un pievieno pārbaudes lietai materiālus, kas pamato konstatētos apstākļus.
3.6. Komisija ir tiesīga arī pieprasīt sniegt rakstveida vai mutvārdu paskaidrojumus Trauksmes cēlējam, ziņojumā minētajām personām, kuras, iespējams, ir iesaistītas pārkāpuma izdarīšanā (vai citām ziņojumā norādītajām personām). Komisija nosaka paskaidrojumu sniegšanas termiņu, ja ir nepieciešams, kas ir saistošs Trauksmes cēlējam, ziņojumā minētajām personām, kuras, iespējams, ir iesaistītas pārkāpuma izdarīšanā (vai citām ziņojumā norādītajām personām). Ja paskaidrojumu sniedz mutvārdos, tos protokolē. Protokolu paraksta komisijas priekšsēdētājs un protokolētājs. Protokolu pievieno pārbaudes lietas materiāliem.
3.7. Pēc pieprasīto paskaidrojumu saņemšanas un materiālu par iespējamu pārkāpumu apkopošanas komisija sagatavo atzinumu un iesniedz to Valdes priekšsēdētājam. Atzinuma sagatavošanas procesā komisija ir tiesīga piesaistīt Juridisko nodaļu.
3.8. Atzinumā tiek norādīta šāda informācija:
- atzinuma sagatavošanas laiks un vieta;
- rīkojuma, ar kuru ierosināta pārbaudes lieta, datums un numurs;
- apstākļi, par kuru pārkāpšanu ierosināta pārbaudes lieta;
- pārbaudes lietas komisijas veiktās darbības, kā arī informācija par pārbaudes termiņa pagarināšanu, ja tas tika pagarināts;
- komisijas konstatētie fakti un materiāli, kuros fiksēti konstatētie apstākļi;
- pārbaudes lietas izskatīšanas laikā konstatēto apstākļu analīze;
- secinājumi par to, vai ir izdarīts pārkāpums, tostarp disciplinārpārkāpums, norādot tiesību normas (ārējās un iekšējās), un apstākļi, kas pamato izdarītos secinājumus;
- secinājumi par to, vai tika, iespējams, izdarīts pārkāpums un, ja ir, vai kāds konkrēts Uzņēmuma darbinieks, ir vainojams disciplinārpārkāpuma izdarīšanā;
- Ziņojumā minēto personu sniegto paskaidrojumu vērtējums, argumenti, kuri tos atspēko vai pamato;
- komisijas priekšlikumi:
- par pārbaudes lietas izbeigšanu, ja pārkāpums nav noticis;
- par pārbaudes lietas izbeigšanu, ja pārbaudes lietas izskatīšanā konstatē, ka ir izdarīts pārkāpums, taču šis pārkāpums ir mazsvarīgs;
- par pārbaudes lietas materiālu nosūtīšanu kompetentai institūcijai jautājuma izlemšanai par saukšanu pie administratīvās vai kriminālatbildības;
- ja ir nepieciešams, par pasākumiem, kas vērsti uz Uzņēmuma darbības uzlabošanu, nākotnes pārkāpumu nepieļaušanu vai novēršanu, bet, ja pārkāpums ir noticis, tad pasākumus, kas mazinātu pārkāpuma nelabvēlīgas sekas, un par darbinieka saukšanu pie disciplināratbildības, norādot disciplinārpārkāpumu un piemērojamo disciplinārsodu.
3.9. Atzinuma projekts tiek saskaņots ar Juridisko nodaļu.
3.10. Atzinumu paraksta visi komisijas locekļi. Ja kādam komisijas loceklim ir atšķirīgs viedoklis, to norāda atzinumā.
3.11. Ja komisija iesniedz priekšlikumu par darbinieka saukšanu pie disciplināratbildības, šis jautājums tiek risināts saskaņā ar Uzņēmuma Darba kārtības noteikumiem un darba likumdošanu.
4. Pārbaudes rezultātu atgriezeniskās saites sniegšana Trauksmes cēlējam
4.1. Trauksmes cēlējs saņem rakstiski atgriezenisko saiti par ziņojuma izskatīšanas gaitu ne vēlāk kā 2 (divu) mēnešu laikā no dienas, kad ziņojums atzīts par trauksmes cēlēja ziņojumu.
4.2. Pēc pārbaudes lietas izskatīšanas Trauksmes cēlējs rakstiski saņem informāciju par to, kāds ir rezultāts ziņojuma izskatīšanai, un par to, vai tiks veikti turpmāki pasākumi vai procesu uzlabojumi Uzņēmumā.
4.3. Informācija par konkrētām personām, kuras, iespējams, iesaistītas pārkāpuma izdarīšanā, netiek izpausta, un atgriezeniskā saite varētu būt vispārīga, ņemot vērā Uzņēmuma interesi saglabāt savas informācijas konfidencialitāti un trešo personu tiesības, tostarp (bet ne tikai) nevainīguma prezumpciju un fizisko personu datu aizsardzības prasības.Trauksmes celšanas kārtība
